ارزیابی و مدیریت عملکرد (PM)

مدیریت عملکرد

پس از سیستم کارآمد گزینش و استخدام و سیستم اثربخش آموزش، مهمترین فرایند منابع انسانی برای افزایش بهره وری سازمان، سیستم مدیریت عملکرد می باشد. این سیستم متشکل از سه زیرسیستم مدیریت مبتنی بر هدف، ارزیابی عملکرد و مدیریت پاداش می باشد. شاید بتوان گفت این سیستم بهترین ابزار برای شکل دادن به رفتار کارکنان می باشد. در بسیاری از سازمان ها خصوصا در ایران، مدیران تنها به بیان کلامی و کتبی استراتژی ها و ارزش های سازمان در قالب بخش نامه اکتفا می نمایند. در حالی که مهمترین عامل در شکل دهی و تغییر رفتار کارکنان، خط مشی و رفتارهای ملموس مدیران می باشد. در سیستم مدیریت عملکرد، مدیران به کارکنان خود در عمل می گویند که چه معیارها و رفتارهایی برای سازمان ارزشمند می باشند.

در یک مثال ساده یک موسسه مالی و اعتباری به دنبال افزایش سطح رضایتمندی مشتریان و بهره وری کاری می باشد. به منظور تحقق این هدف، حضور به موقع کارکنان در محل کار و طول مدت حضور در پشت میز کاری را جزء شاخص های رفتاری در سیستم ارزیابی عملکرد قرار می دهد. علاوه براین به منظور تقویت و نهادینه سازی این رفتار، پاداش های قابل توجهی را نیز به کارکنانی که شاخص های رفتاری را برآورده می سازند، تخصیص می دهد. پس از مدت نه چندان طولانی تغییر رفتاری به صورت گسترده در میان کارکنان به طور عینی قابل مشاهده می باشد.

سیستم مدیریت عملکرد بهترین ابزار برای ایجاد پیوند میان اهداف استراتژیک و ارزش های سازمان با رفتارهای عینی و عملکرد کارکنان می باشد. این سیستم، عملکرد و رفتارهای مورد انتظار را شناسایی کرده و آن ها را تقویت می کند. این رفتارها دقیقا رفتارهایی هستند که سازمان را به سمت اهداف استراتژیک و ارزش های آن سوق می دهند. یکی از روش شناسی های نوین و معتبر در این رابطه، سیستم مدیریت عملکرد مبتنی بر شایستگی می باشد. همان گونه که مدل شایستگی در یک نظام مبتنی بر شایستگی باعث ایجاد یکپارچگی و ایجاد همگرایی میان تمام زیرسیستم های منابع انسانی می گردد، در سیستم مدیریت عملکرد نیز باعث ایجاد پیوند استراتژیک میان شایستگی های خرد شغلی با اهداف کلان و استراتژیک سازمان می شود.

در سیستم مدیریت عملکرد برمبنای شایستگی، هر سه زیرسیستم مدیریت مبتنی بر هدف، ارزیابی عملکرد و مدیریت پاداش در راستای تقویت شایستگی هایی به خدمت گرفته می شوند که در نهایت منجر به تحقق ارزش ها و اهداف استراتژیک سازمان می گردند. به گونه ای که تمامی رفتارهای قابل مشاهده و غیرقابل مشاهده کارکنان در جهت تحقق استراتژی های سازمان تقویت می شوند. این فرایند برای مدیران سازمان و کارکنان به دو شکل می تواند انجام گیرد.

در رابطه با مشاغل و پست های مدیریتی، تحلیل و طراحی مدل شایستگی ها کاربرد موثرتری را دارد. چراکه ذات فعالیت ها و عملکردهای مدیریتی قابلیت اندازی گیری کمتری داشته و رفتارهای خرد آن را به راحتی نمی توان تعریف و ارزیابی نمود. اما در سیستم مبتنی بر شایستگی به راحتی می توان شایستگی هایی که همسو با اهداف استراتژیک می باشند مبنای ارزیابی های مدیریتی قرار داد. ازجمله ابزارهای معتبر سنجش ارزیابی عملکرد مدیران برمبنای شایستگی، کانون های ارزیابی و ارزیابی 360درجه می باشند.

در رابطه با مشاغل کارشناسی و کارشناسی ارشد، تحلیل وظایف شغلی کاربرد اثربخش تری را دارد. در واقع با تحلیل وظایف شغلی کارکنان که برمینای اطلاعات تحلیل شغل ایجاد شده اند، می توان به دانش و مهارت های لازم برای انجام موفق شغل دست یافت. سپس شاخص های رفتاری عینی را به منظور ارزیابی این مجموعه دانش و مهارت تدوین نمود. از جمله ابزارهای معتبر جهت ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده از روش های مبتنی بر رفتار BARS و BOS همراه با وزن دهی می باشد.

همان گونه که گفته شده پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد در سه بخش مدیریت مبتنی بر هدف، ارزیابی عملکرد و مدیریت پاداش صورت می پذیرد. برهمین اساس فعالیت های عمده استقرار سیستم مدیریت عملکرد را به صورت خلاصه بیان می کنیم:

مراحل و فرایندهای کلان استقرار مدیریت عملکرد

بخش 1: تحلیل اهداف

1- شناسایی اهداف استراتژیک و وضعیت فعلی سازمان

2- تحلیل رو به پایین اهداف کلان و شکستن آن ها به اهداف عینی و نتایج قابل اندازه گیری تا سطح مشاغل با استفاده از KRAs

3- تدوین شاخص های رفتاری و معیارهای عینی منطبق بر شایستگی های شغلی و هم سو با اهداف عینی با استفاده از KPIs (در سطح ارگان، واحد و شغل)

4- تدوین برنامه عملیاتی جهت اندازه گیری اهداف و شاخص های تعیین شده در واحدها و مشاغل

بخش 2: سنجش عملکرد

1- طراحی و استقرار نظام ارزیابی عملکرد کارکنان مبتنی بر شایستگی

2- به کارگیری رویکردهای چندوجهی (360 درجه) در سنجش عملکرد و نتایج کاری

3- تدوین ابزارهای سنجش شاخص های رفتاری و معیارهای عینی BARS/BOS

4- جمع آوری اطلاعات عملکردی از طریق مشاهده، مصاحبه و چک لیست های ارزیابی عملکرد

5- تحلیل نتایج ارزیابی

6- تشکیل جلسه بازخورد عملکردی برای واحدها و کارکنان

بخش 3: سیستم پاداش

1- انجام مطالعات اعتباریابی جهت تعیین وزن عوامل پاداش، براساس شاخص های رفتار و معیارهای عینی

2- تدوین فرمول محاسباتی بر اساس شاخص ها و معیارهای چندگانه، جهت تعیین میزان پاداش یا کارآیی کارکنان

3- محاسبه میزان پاداش یا کارآیی کارکنان بر اساس نتایج ارزیابی عملکرد

موفقیت استقرار کامل و موفق سیستم مدیریت عملکرد در سازمان نیازمند رعایت برخی موضوعات کلیدی در رابطه با هر سه بخش می باشد:

  • اهداف خرد و استاندارهای رفتاری مورد انتظار باید قابلیت اندازه گیری داشته باشند
  • تعیین اهداف و نتایج مورد انتظار باید با محوریت مدیران سازمان و با مشارکت کارکنان صورت پذیرد
  • مدل شایستگی سازمان محوریت و حلقه واسطه زیرسیستم های مدیریت عملکرد قرار گیرد
  • سیستم ارزیابی عملکرد و ابزارهای آن باید دارای پایایی و اعتبار علمی باشند
  • سیستم ارزیابی عملکرد باید مقرون به صرفه و عادلانه باشد
  • سیستم ارزیابی عملکرد هم فرایند محور باشد و هم هدف محور. به نحوی که هم رفتارها را ارزیابی کند و هم نتایج کاری را
  • جلسات بازخورددهی و بازخوردگیری باید از فرایندهای کلیدی و مستمر سیستم ارزیابی عملکرد باشد
  • رویکرد پرورشی در ارزیابی عملکرد و ارتباط آن با سیستم های مدیریت استعداد، برنامه ریزی کارراهه و جانشین پروری مورد توجه قرار گیرد
  • ویژگی ها و رفتارهایی مورد توجه قرار گیرند که قابلیت یادگیری و تغییر در آن ها وجود داشته باشد
  • معیارها و استانداردهای رفتاری که مبنای اعطای پاداش می باشند به طور دقیق و شفاف بیان گردند
  • از سیستم های ترکیبی پاداش استفاده گردد که هم معیارمحور باشند و هم رقابت محور
  • از پاداش هایی استفاده گردد که از دید کارکنان ارزشمند و انگیزنده می باشند
  • از پاداش های غیرمادی مانند توانمندسازی برای افزایش عزت نفس کارکنان استفاده شود
  • به تحلیل نیازهای روان شناختی و نگرش های شغلی کارکنان ازجمله رضایت شغلی، سلامت روان شناختی، تعارض کار-خانواده وغیره در طراحی سیستم پاداش توجه شود
  • پشتیبانی تمامی فرایندهای مدیریت عملکرد با استفاده از فناوری اطلاعات و نرم افزارهای مرتبط

با توجه به موضوعاتی که بیان گردید طراحی سیستم مدیریت عملکرد و استقرار آن در سازمان نیازمند هردو دیدگاه کلان و خرد به فرایندهای منابع انسانی می باشد. استقرار این سیستم نیازمند دیدگاه کلان می باشد چراکه توجه به اهداف استراتژیک سازمان و همچنین روابط سیستمی میان فرایندهای منابع انسانی از ضروریات آن محسوب می گردد. از طرفی نیازمند دیدگاه خرد می باشد چراکه توجه به اطلاعات جزئی مشاغل و روان شناختی کارکنان نیز باید مدنظر قرار گیرد. موسسه روان پژوهان هیرکان با بهره مندی از نیروی انسانی متخصص در زمینه های مدیریت رفتار سازمانی، روان شناسی صنعتی/سازمانی، مدیریت استراتژیک و مدیریت منابع انسانی توانایی طراحی و استقرار سیستم مدیریت عملکرد مبتنی بر شایستگی را دارا می باشد.

ارسال نظر
نام :
ایمیل :
متن نظر :
ارسال نظر
نظرات کاربران
میزان اهمیت
ایمیل
توضیحات
ارسال